Документиране на срещи и заседания

CiviCRM, със своите гъвкави функции и разширения, може да бъде ефективно използван за проследяване на срещи на работни групи и органи, включително участници, протоколи, работни документи и други свързани детайли. Ето няколко подхода и препоръки:

1. Използване на „Събития“ (Events):

• Създаване на събитие за всяка среща: Създайте отделно събитие в CiviCRM за всяка среща на работната група или органа.
• Информация за събитието: Попълнете детайли като дата, час, място (физическо или виртуално), тема на срещата, дневен ред и други относими подробности.
• Регистрация на участници: Използвайте функцията за регистрация на събитие, за да проследите кои са присъствали на всяка среща. Можете да използвате различни типове регистрации (например, присъствал, отсъствал с уважителна причина, отсъствал).
• Персонализирани полета: Създайте персонализирани полета към събитието, за да добавите специфична информация, която е важна за вашите срещи, като например:
  • Номер на протокол
  • Водещ на срещата
  • Цели на срещата
  • Решения, взети на срещата

2. Използване на „Групи“ (Groups):

• Създаване на група за всяка работна група/орган: Създайте статична или динамична група в CiviCRM, която да съдържа всички членове на съответната работна група или орган.
• Свързване на групи със събития: Когато създавате събитие (среща), можете да свържете групата с него. Това ви позволява лесно да филтрирате и да генерирате отчети за присъствието на членовете на групата на събитията (срещите).

3. Управление на документи:

• Разширение „Documents“: Това разширение за CiviCRM позволява свързване на документи с контакти, събития и други обекти. Можете да качвате протоколи от срещи, работни документи, презентации и други файлове и да ги свързвате със съответното събитие (среща).
• Външни услуги за съхранение на файлове: Можете да използвате услуги като Google Drive, Dropbox или OneDrive и да споделяте връзки към документите в описанието на събитието или в персонализирани полета.

4. Протоколи от срещи:

• Вграден редактор: Можете да използвате текстовото поле за описание на събитието, за да записвате кратки бележки или резюмета от срещите.
• Външни документи: Препоръчително е да създавате отделни документи за пълните протоколи от срещите и да ги качвате чрез разширението „Documents“ или да споделяте връзки към тях.

5. Отчети и търсене:

• CiviCRM предлага мощни функции за отчитане и търсене. Можете да генерирате отчети за присъствие на срещи, да търсите по дата, тема, участници и други критерии.
• Можете да създавате персонализирани отчети, за да получите специфична информация за вашите нужди.

Примерен работен процес:

1. Създавате група „Работна група по финанси“.
2. Създавате събитие „Редовна среща на Работна група по финанси“.
3. Свързвате групата „Работна група по финанси“ със събитието.
4. Регистрирате участниците (членовете на групата).
5. След срещата, качвате протокола в „Documents“ и го свързвате със събитието.

Допълнителни съвети:

• Календар: Използвайте календара на CiviCRM, за да визуализирате предстоящите и минали срещи.
• Напомняния: Настройвайте автоматични напомняния за предстоящи срещи.
• Обучение: Осигурете обучение на екипа си за използването на CiviCRM за управление на срещи.

Използвайки тези методи, можете ефективно да проследявате срещите на работни групи и органи в CiviCRM, да управлявате свързаната с тях информация и да подобрите комуникацията и организацията.